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在項目的實際運行中，項目經(jīng)理花在溝通上的時間占據(jù)全部工作的75%~90%。項目經(jīng)理能夠獲得足夠的信息、第一時間發(fā)現(xiàn)團隊問題，進而協(xié)調(diào)項目各方面，良好的溝通至關(guān)重要。

規(guī)劃溝通管理是根據(jù)相關(guān)方的信息需要和要求及組織的可用資產(chǎn)情況，制定合適的項目溝通方式和計劃的過程。本過程的主要作用是，識別和記錄與相關(guān)方的最有效率且最有效果的溝通方式。

規(guī)劃溝通管理：輸入、工具與技術(shù)和輸出

規(guī)劃溝通管理的數(shù)據(jù)流向圖  

1.1 溝通需求分析

在編制項目溝通計劃時，最重要的是理解組織結(jié)構(gòu)和做好項目相關(guān)方（干系人）分析。

所有這些人員各自需要的信息、在每個階段要求的信息是否不同、信息傳遞的方式上有什么偏好，都是需要細致分析的。例如，有的客戶希望每周提交進度報告，有的客戶除周報外還希望有電話交流，也有的客戶希望定期檢查項目成果，種種情形都要考慮到。

管理溝通是根據(jù)溝通管理計劃，生成、收集、分發(fā)、儲存、檢索及最終處置項目信息的過程。本過程的主要作用是，促進項目相關(guān)方之間實現(xiàn)有效率且有效果的溝通。

管理溝通：輸入、工具與技術(shù)和輸出

管理溝通的數(shù)據(jù)流向圖

控制溝通是在整個項目生命周期中對溝通進行監(jiān)督和控制的過程，以確保滿足相關(guān)方對信息的需求。本過程的主要作用是，隨時確保所有溝通參與者之間的信息流動的最優(yōu)化。

控制溝通：輸入、工具與技術(shù)和輸出

控制溝通的數(shù)據(jù)流向圖

盡早溝通：

• 盡早溝通要求項目經(jīng)理要有前瞻性，很多潛在問題也能暴露出來

• 溝通得越晚，暴露得越遲，帶來的損失越大

主動溝通：

• 建立項目經(jīng)理與用戶或上級、團隊成員的緊密聯(lián)系

• 表明你對項目的重視和參與

• 使溝通的另一方滿意度大大提高，對整個項目非常有利

溝通看似簡單，實際很復(fù)雜。這種復(fù)雜性表現(xiàn)在很多方面，比如說，當溝通的人數(shù)增加時，溝通渠道急劇增加，給相互溝通帶來困難。典型的問題是“過濾”，也就是信息丟失。

如果深層次剖析溝通，其實可以用一個模型來表示：

使用項目雙方認可的溝通渠道：比如與用戶之間通過正式的報告溝通，與項目成員之間通過電子郵件溝通；

建立溝通反饋機制：任何溝通都要保證到位，沒有偏差，并且定期檢查項目溝通情況，不斷加以調(diào)整。

說句大家都憧憬的狀態(tài)，項目團隊高效、人心齊，每個人都有比較高的職業(yè)素質(zhì)，都清楚的知道自己的職責，都以結(jié)果為導(dǎo)向，溝通根本不要什么模式。一切回歸最簡單，效率也最高，效果也最好。